Jedną z pierwszych wątpliwości, jakie pojawiają się przed wdrożeniem RoboticProcess Automation w firmie, jest to, jakie procesy nadają się do automatyzacji oraz na ile ich automatyzacja realnie przyczyni się do zwrotu poniesionych kosztów. Okazuje się, że brak zdefiniowanych procesów oraz brak ich dokładnej analizy może być ogromną przeszkodą na drodze do efektywnego wdrożenia technologii RPA. Bez tego, już na starcie, bardzo ciężko jest określić, na ile stworzenie robotów przyczyni się do usprawnienia działań w firmie.
W związku z tym od czego zacząć?
KROK 1
Osobiście rekomenduję, by wdrażanie technologii RPA rozpocząć od „posprzątania własnego podwórka”, czyli przygotowania (na ile jest to możliwe) listy wszystkich procesów. Następnie należy stopniowo analizować każdy z nich pod kątem możliwości automatyzacji. Dzięki takiemu działaniu jesteśmy w stanie wyodrębnić kluczowych kandydatów do automatyzacji, którzy realnie przyczynią się do zwrotu z poniesionej inwestycji.
Zebrane procesy można zbadać według takich kryteriów jak: czasochłonność, ilość zaangażowanych pracowników, prawdopodobieństwo wystąpienia manualnych błędów, powtarzalność, możliwość ułożenia procesu według logicznych zasad, posiadania odpowiednich danych w formie cyfrowej oraz stabilności środowiska procesu (np. aplikacji, dostępów, kroków procesowych). Dzięki tak przeprowadzonej wstępnej analizie jesteśmy w stanie wyodrębnić część procesów, którym warto przyjrzeć się bliżej.
KROK 2
Kolejnym krokiem jest szczegółowa analiza procesów wraz z SME (ekspertem procesowym) oraz ekspertem RPA. Jest to etap, w ramach którego krok po kroku dany proces zostaje omówiony z osobą za niego odpowiedzialną. Jeżeli jest to możliwe, etap analizy procesów w firmie powinien odbywać się przy równoległym prowadzeniu warsztatów na temat możliwości technologii RPA. W ten sposób wybrane osoby, przedstawiając dany proces, już w czasie analizy będą w stanie zauważyć, które kroki procesu mogą zostać zautomatyzowane. Jest to również bardzo dobry moment na zbudowanie relacji między działem RPA oraz biznesem (innymi działami w firmie). W niektórych przypadkach początkowo pracownicy obawiają się wdrożenia RPA w firmie, wielu z nich wydaje się, że jest to równoznaczne z utratą pracy (lub przynajmniej jej części), przez co niechętnie dzielą się wiedzą na temat procesów. Jednakże, poprzez szkolenia, warsztaty oraz wspólne analizowanie procesów można zbudować silną relację biznesową, która będzie procentowała w przyszłości i wyodrębni „ambasadorów automatyzacji”. Ponadto zwiększenie świadomości technologicznej poprzez szkolenia na temat możliwości RPA przyczynia się również do otwarcia się pracowników na kolejne automatyzacje.
KROK 3
Ostatnim proponowanym krokiem jest to, by zaraz po wyodrębnieniu najbardziej kluczowych procesów oszacować czasochłonność oraz poziom trudności wdrożenia automatyzacji (stworzenia robota). Czasami okazuje się, że proces, który ma kluczowy wpływ na wygenerowanie oszczędności, może zostać zastąpiony przez robota, którego jesteśmy w stanie zbudować w relatywnie krótkim czasie. Jeżeli tak jest, to jest to proces, który powinien zostać zautomatyzowany w pierwszej kolejności. Sama budowa robota i realizacja etapów jego wdrożenia to oczywiście temat do całkowicie osobnej dyskusji.
Jeżeli zainteresował Cię temat zgłębiania wiedzy z tematyki RPA, zapraszamy do udziału w szkoleniach oraz do dołączenia do największej grupy w Polsce skupiającej Deweloperów RPA – „RPA Developers – Polska”.
Zespół Robotivity