W uproszczeniu można uznać, że jest to technologia automatyzowania procesów biznesowych, dzięki wykorzystaniu różnych robotów, które odpowiadają za symulowanie czynności zwykle realizowanych przez Pracowników.  W praktyce takie roboty RPA są odpowiednio programowane, kodowane i finalnie wykonują określone typy czynności, zwykle opartych na sekwencji powtarzających się działań. Odpowiednio zaprogramowany robot RPA jest, więc zdolny do tego, aby samodzielnie zrealizować określone, przypisane mu zadania zamiast człowieka. Zatem, znane są przypadki robotów w korporacjach, które samodzielnie logują się do danego programu, pobierają wskazaną z niego bazę danych, grupują dane. Wszystkie działania robotów RPA sprowadzają się do tak naprawdę imitowania ludzkich aktywności i ich przeprowadzania w środowisku wyłącznie wirtualnym.

W jakich procesach biurowych najczęściej stosuje się Robotic Process Automation?

Obecnie Robotic Process Automation to dziedzina bardzo perspektywiczna, która ustawicznie rozwija się. Zatem, wciąż rozszerza się katalog dziedzin i procesów biznesowych, gdzie RPA jest stosowane. Najczęściej jednak ma to miejsce w następujących dziedzinach:

• Finanse, bankowość, ubezpieczenia: roboty RPA często odpowiadają za rejestrowanie dokumentów, grupowanie danych, wprowadzanie
  i ewidencjonowanie dokumentów księgowych, wykonywanie raportów,
• HR, Kadry: roboty RPA są stosowane do automatycznego naliczania pensji, premii, czy innych benefitów dla zatrudnionych w bardzo dużych środowiskach pracy,
• Transport, Logistyka: roboty RPA prowadzą automatyczne planowanie tras przejazdów, śledzenie statusu przewożonych produktów, monitorowanie stanu magazynów, raportowanie danych,
• Proces obsługi bezpośredniej Klientów: automatyczne rejestrowanie w firmach np. zgłoszeń reklamacyjnych Klientów z systemu Bankowości Internetowej, czy skrzynek e-mailowych firm, wysyłanie wiadomości SMS do Klientów z komunikatami w sprawie obsługi ich zamówienia, zgłoszenia reklamacyjnego itp.

Biorąc pod uwagę ww. procesy, w których najczęściej stosuje się roboty RPA, należy również odnotować, że są one stosowane zwykle do takich procesów biznesowych, w których:

• Robotowi powierza się obsługiwanie procesów, w których czynności są powtarzalne, oparte na identycznych regułach,
• Robot realizuje zadania, które są oparte na obsłudze, pracy z danymi wejściowymi w postaci ustrukturyzowanej.

Dodatkowo najczęściej na powierzenie pewnych zadań do wykonania robotom RPA decydują się opiekunowie tych procesów, w których jest bardzo duży zakres pracy, sezonowe wzrosty zadań do zrealizowania (np. w okresie urlopowym zatrudnionych), zadania nie wymagają indywidualnego podejścia, weryfikacji przez Pracownika.

Jakie są podstawowe korzyści ze stosowania Robotic Process Automation?

W literaturze technicznej, na portalach branżowych pojawia się przynajmniej kilkanaście zalet stosowania RPA. Warto jednak zestawić trzy najważniejsze korzyści tego rozwiązania. Są one następujące:

• Szybkość i wydajność,
• Oszczędność,
• Lepsza jakość.

Rzeczywiście stosowanie robotów RPA w firmach to gwarancja wydajniejszego, szybszego zrealizowania wielu działań. To potwierdza szereg testów, analiz i badań. Roboty RPA pracują szybciej niż ludzie, np. w zakresie tworzenia raportów, czy automatycznego rejestrowania zgłoszeń Klientów. Ponadto roboty RPA są bezbłędne, a ludzie nie. Zatem, w przypadku robotów RPA zyskuje się dodatkowy czas, gdyż nie trzeba poprawiać ich pracy, czy dodatkowo sprawdzać. Roboty RPA mogą wreszcie pracować cały czas, w nocy, przez całą dobę, w dni świąteczne. Z Pracownikami tak nie jest, gdyż pracują jedynie w określonym wymiarze godzin, chodzą na urlopy, zwolnienia lekarskie, mają ustawowo wolne niektóre dni od pracy.

Poprzez stosowanie robotów RPA każda firma oszczędza. Oczywiście jest ponoszony na starcie koszt stworzenia robota, projektu, ale bardzo szybko te koszty się zwracają.  W przypadku stosowania robotów RPA Przedsiębiorca nie ponosi wysokich kosztów zatrudnienia typowych dla Pracowników (pensja, ubezpieczenie, premie, benefity socjalne). Znane są przypadki, gdy Opiekunom procesów biznesowych udało się zredukować koszty ich prowadzenia o nawet 80% po wdrożeniu robotów RPA.  Stosowanie robotów RPA to wreszcie szansa na wyższą jakość realizowanych procesów. Jak to możliwe? Przede wszystkim wynika to z tego, że roboty są bezbłędne. Zatem, swoje działania realizują systematycznie, szybko, zgodnie z ustalonymi schematami.

Jak więc widać, robotyzacja jest dzisiaj nie bez powodu tak bardzo popularna, a kolejni przedsiębiorcy zapowiadają wdrożenie robotów RPA do swoich środowisk biznesowych. Stosowanie robotów RPA to szansa na liczne oszczędności, szybsze wykonywanie wielu zadań w środowiskach firmowych, ale i na lepszą, jakość realizowanych działań. Roboty to, więc doskonała alternatywa dla przedsiębiorców, mających problemy z czynnikiem ludzkim. Roboty są mniej kosztowne w utrzymaniu, dokładniejsze, zawsze dostępne, mogą pracować cały czas. W perspektywie przyszłości można się spodziewać, że Robotic Process Automation w wielu branżach stanie się główną osią rozwoju firm. Nie będzie nadużyciem podejrzewać, że wypracowanie przewagi konkurencyjnej na rynku w przyszłości, w wielu firmach będzie zdeterminowane właśnie tym, jak radzą sobie ze skuteczną automatyzacją swoich procesów.