Automatyzacja procesów w firmie – outsourcing czy budowanie kompetencji wewnątrz?

Decyzja dotycząca wykupienia usług Robotic Process Automation (RPA) od firmy zewnętrznej w formie outsourcingu lub budowania kompetencji deweloperskich wewnętrznie w firmie (szkolenia UiPath) zależy od wielu czynników. Oto kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji w aspekcie automatyzacji procesów biznesowych w firmie:

1. Wiedza i doświadczenie: Jeśli firma nie ma wcześniejszego doświadczenia w dziedzinie RPA, zatrudnienie zewnętrznej firmy może być korzystne, ponieważ współpracują one z specjalistami w tej dziedzinie, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu RPA w różnych środowiskach biznesowych.
2. Skala i złożoność: Jeśli przedsiębiorstwo planuje wdrożyć RPA w wielu obszarach i procesach, w początkowej fazie może być bardziej opłacalne zlecić to zadanie zewnętrznej firmie, która ma wystarczające zasoby i elastyczność do obsługi takiej skali i złożoności. Wraz z rozwojem całego przedsięwzięcia warto mieć jednak ekspertów UiPath na swoim pokładzie, dlatego dobrym pomysłem jest w tym przypadku outsourcing usług RPA wraz z równoległym cyklem szkoleń UiPath w firmie.
3. Koszty: Zarówno outsourcing, jak i budowanie wewnętrznych kompetencji poprzez szkolenia UiPath oraz szkolenia z zarządzania projektami RPA, mają swoje koszty. Wykupienie usług od zewnętrznej firmy może być początkowo tańsze, ponieważ nie wymaga inwestycji w szkolenia i/lub rekrutację nowych pracowników (deweloperów RPA, analityków biznesowych czy architektów rozwiązań RPA). Jednak na dłuższą metę, budowanie wewnętrznych kompetencji może być bardziej opłacalne, gdyż umożliwia większą kontrolę nad procesem i oszczędności w długim okresie.
4. Specyficzne wymagania i kontrola: Jeśli firma ma specyficzne wymagania dotyczące zgodności, bezpieczeństwa danych lub innych czynników, budowanie wewnętrznych kompetencji może umożliwić większą kontrolę nad procesem i dostosowanie go do indywidualnych potrzeb firmy. W tym przypadku warto zastanowić się nie tylko nad szkoleniem, lecz także mentoringiem RPA, podczas którego zewnętrzni eksperci UiPath regularnie czuwają nad rozwojem kompetencji w zakresie automatyzacji procesów biznesowych, wspierając początkujących deweloperów RPA w radzeniu sobie z nowymi wyzwaniami.
5. Skalowanie i ciągły rozwój: Budowanie wewnętrznych kompetencji w firmie daje możliwość ciągłego rozwoju i skalowania działań RPA w miarę rozwoju organizacji. Może to prowadzić do większej elastyczności i niezależności od zewnętrznych dostawców.

W każdym przypadku, na początku rozważań nad wdrożeniem Robotic Process Automation w firmie, należy przeprowadzić dokładną analizę i ocenę korzyści oraz kosztów obu opcji, uwzględniając specyficzne potrzeby i cele firmy. W trakcie takich rozważań, niezastąpione staje się zaangażowanie doświadczonych ekspertów RPA, ponieważ inwestycja w automatyzację procesów biznesowych może przynieść firmie korzyści wyłącznie pod warunkiem odpowiedniego zaplanowania całego wdrożenia, w co wlicza się przede wszystkim:

• przygotowanie merytoryczne pracowników na różnych szczeblach zadaniowości i decyzyjności,
• odpowiedni dobór licencji UiPath,
• odpowiedni cykl szkoleń UiPath oraz szkoleń projektowych z analizy procesów biznesowych,
• mentoring RPA, czyli nadzór rozwoju automatyzacji w firmie.

Często optymalnym rozwiązaniem jest połączenie obu podejść, czyli outsourcing usług RPA i jednoczesne stopniowe budowanie wewnętrznych kompetencji w miarę rozwoju zdolności i potrzeb firmy poprzez szkolenia UiPath oraz szkolenia z analizy procesów biznesowych. Niezależnie od zakresu współpracy z zewnętrznymi ekspertami RPA, tego typu kooperacja może przynieść cały szereg korzyści dla firmy wdrażającej UiPath z uwagi na złożoność całego przedsięwzięcia.

Podsumowując, nie istnieje jedna, prawidłowa odpowiedź na pytanie w jaki sposób wdrożyć RPA w firmie – czy poprzez budowanie działu RPA wewnętrznie, czy może poprzez outsourcing usług RPA u doświadczonego Partnera UiPath. Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu uwarunkowań wewnętrznych i potrzeb firmy, która rozważa wdrożenie RPA, i najlepszą praktyką w takim przypadku jest sprecyzowanie jej podczas wstępnych rozmów z Partnerem UiPath. Pewne jest natomiast to, że jeśli automatyzacja procesów jest w firmie wdrożona w sposób optymalny, inwestycja w automatyzację procesów biznesowych zwraca się w bardzo szybkim tempie.