Nadchodzi era obowiązkowych e-faktur. Jak UiPath ułatwi firmom adaptację do Krajowego Systemu e-Faktur?

Obowiązkowa automatyzacja procesów biznesowych nadchodzi do firm i instytucji wielkimi krokami. Już od 1 lipca 2024 r. każda firma będąca czynnym podatnikiem VAT (niezależnie od wielkości i poziomu obrotów) będzie miała obowiązek wdrożenia KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, zaprojektowanego przez Ministerstwo Finansów. Wdrożenie krajowego systemu e-faktur to kompleksowe zadanie, które wymaga zaangażowania różnych stron, w tym dostawców usług technologicznych. Celem jest stworzenie efektywnego i bezpiecznego środowiska do elektronicznej wymiany faktur, które przyniesie korzyści zarówno przedsiębiorstwom, jak i administracji publicznej.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce będzie się wiązało z kilkoma aspektami. Oto kilka z nich:

1. Przygotowanie prawne: Wdrożenie systemu e-faktur będzie wymagało wprowadzenia odpowiednich przepisów prawnych i regulacji dotyczących elektronicznej wymiany faktur. Będzie to obejmować uchwalenie nowych lub zmianę istniejących przepisów podatkowych i cywilnoprawnych, aby dostosować je do wymogów e-faktur.

2. Infrastruktura technologiczna: Wprowadzenie systemu e-faktur będzie wymagało odpowiedniej infrastruktury technologicznej, zarówno po stronie przedsiębiorstw, jak i administracji publicznej. Konieczne będzie zapewnienie odpowiednich systemów komputerowych, oprogramowania, serwerów, bezpieczeństwa danych i infrastruktury sieciowej.

3. Edukacja i szkolenia: Przedsiębiorstwa, a także pracownicy sektora finansowego i księgowego, będą musieli zostać odpowiednio przeszkoleni w zakresie obsługi systemu e-faktur. Będzie to obejmować zarówno szkolenia techniczne, jak i związane z przepisami podatkowymi i administracyjnymi.

4. Integracja systemów: Wprowadzenie systemu e-faktur będzie wymagało integracji z istniejącymi systemami informatycznymi przedsiębiorstw, takimi jak systemy księgowe, ERP (Enterprise Resource Planning) czy systemy płatności. Konieczne będzie zapewnienie płynnej wymiany danych między tymi systemami a systemem e-faktur.

5. Bezpieczeństwo danych: Wprowadzenie elektronicznej wymiany faktur wymagać będzie skoncentrowania się na zabezpieczeniu danych przedsiębiorstw i klientów. Konieczne będzie wprowadzenie odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, autoryzacja, certyfikaty cyfrowe i monitorowanie.

6. Wsparcie administracyjne: Administracja publiczna będzie musiała zapewnić odpowiednie wsparcie dla przedsiębiorstw i obywateli przy wdrażaniu systemu e-faktur. Będzie to obejmować udzielanie informacji, rozwiązywanie problemów, udzielanie porad prawnych i technicznych oraz prowadzenie działań kontrolnych i audytów.

Automatyzacja procesów w technologii UiPath może znacząco pomóc firmie w przetwarzaniu faktur elektronicznych narzuconych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oto kilka sposobów, w jakie UiPath może zwiększyć efektywność i precyzję tego procesu:

1. Odczytywanie i przetwarzanie danych: UiPath może zostać skonfigurowany do automatycznego odczytywania danych z elektronicznych faktur i ich przetwarzania. Dzięki technologii rozpoznawania optycznego znaków (OCR) UiPath jest w stanie zidentyfikować i wyciągnąć kluczowe informacje, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty, daty itp. Proces ten może być przeprowadzany z dużą precyzją, co pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko ludzkich błędów.

2. Automatyczne weryfikacje i walidacje: UiPath może być używany do automatycznego sprawdzania poprawności danych na fakturach zgodnie z wymaganiami narzuconymi przez KSeF. Może to obejmować weryfikację numerów NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej), poprawności formatu daty, obliczanie kwot, walidację stawek podatkowych itp. Dzięki temu procesowi automatycznemu można uniknąć błędów i problemów związanych z ręczną weryfikacją.

3. Integracja z systemem księgowym: UiPath może być zintegrowany z istniejącym systemem księgowym w firmie, co umożliwia automatyczne przekazywanie danych z odczytanych faktur do systemu. Może to obejmować tworzenie wpisów księgowych, aktualizację sald, generowanie raportów finansowych itp. Integracja ta eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza przepływ informacji w firmie.

4. Monitorowanie i zarządzanie wyjątkami: UiPath może być skonfigurowany do monitorowania procesu przetwarzania faktur elektronicznych i wykrywania ewentualnych wyjątków lub błędów. W przypadku faktur, które wymagają interwencji lub ręcznego rozstrzygnięcia, UiPath może powiadomić odpowiednie osoby lub wygenerować alert, aby umożliwić szybką reakcję. To przyspiesza proces rozwiązywania problemów i minimalizuje potencjalne opóźnienia.

5. Archiwizacja i zarządzanie dokumentacją: UiPath może być również wykorzystywany do automatycznego archiwizowania faktur elektronicznych oraz zarządzania nimi. Może tworzyć elektroniczne kopie faktur, przypisywać je do odpowiednich folderów lub systemów zarządzania dokumentacją. Dzięki temu można utrzymać porządek, zwiększyć dostępność dokumentów i ułatwić ich odzyskiwanie w razie potrzeby.

Wprowadzenie UiPath do procesu przetwarzania faktur elektronicznych narzuconych przez KSeF pozwoli firmie zwiększyć efektywność, precyzję i kontrolę nad tym procesem. Automatyzacja tych zadań pozwala zaoszczędzić czas, minimalizuje ryzyko błędów i umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na bardziej wartościowych zadaniach.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zdecydowanie warto wdrożyć przed wymaganym terminem. Oto kilka istotnych aspektów, jakie warto rozważyć przy tym przedsięwzięciu:

1. Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu: KSeF umożliwia elektroniczną wymianę faktur, co eliminuje potrzebę drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych dokumentów. Przez wdrożenie KSeF przed terminem obowiązkowym, firma może rozpocząć korzystanie z efektywniejszego procesu przetwarzania faktur, co prowadzi do oszczędności czasu i środków.

2. Minimalizacja ryzyka błędów: Elektroniczna wymiana faktur za pomocą KSeF zapewnia automatyczną weryfikację danych i zgodność z wymogami. Wprowadzając KSeF przed terminem obowiązkowym, firma ma możliwość przetestowania i dostosowania swoich procesów, eliminując potencjalne błędy i problemy, które mogą się pojawić w początkowej fazie wdrożenia.

3. Dostosowanie się do standardów rynkowych: Wprowadzenie KSeF przed terminem obowiązkowym pozwala firmie dostosować się do aktualnych standardów rynkowych. Przyjęcie nowoczesnych technologii, takich jak e-faktury, pokazuje elastyczność i gotowość do innowacji, co może wpływać pozytywnie na wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych.

4. Konkurencyjność na rynku: Korzystanie z KSeF przed terminem obowiązkowym może dać firmie przewagę konkurencyjną. Pozwala to na szybsze przetwarzanie faktur, skracając czas realizacji transakcji i poprawiając relacje z kontrahentami. Firma może również wykorzystać ten czas na doskonalenie swoich procesów i optymalizację działań, co przyczyni się do zwiększenia konkurencyjności na rynku.

5. Dostęp do wsparcia i szkoleń: Przed terminem obowiązkowym, instytucje rządowe i organizacje mogą oferować wsparcie i szkolenia dotyczące KSeF. Wprowadzenie systemu przed terminem umożliwia firmie skorzystanie z takiego wsparcia, co przyczynia się do lepszego przygotowania zespołu do korzystania z KSeF i zminimalizowania ewentualnych trudności.

Wprowadzenie KSeF przed terminem obowiązkowym, w połączeniu z automatyzacją procesów biznesowych w technologii UiPath, daje firmie możliwość dostosowania się do nowych wymogów i zwiększenia efektywności swoich procesów. Pozwala to na uniknięcie potencjalnych problemów i osiągnięcie korzyści już na wczesnym etapie, co przyczynia się do sukcesu firmy w cyfrowej erze.

Więcej informacji o KSeF na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/