Z miesiąca na miesiąc w środowiskach biznesowych coraz częściej możemy usłyszeć o automatyzacji procesów, znanej również jako Robotic Process Automation (RPA). Rozwiązania RPA stają się coraz bardziej popularne na całym świecie. Są możliwe do wdrożenia zarówno w średniej wielkości firmach, jak też w korporacjach, praktycznie w każdej branży.
Dlaczego automatyzacja procesów staje się tak popularna? Po pierwsze, usprawnienie procesów biznesowych pozwala zaoszczędzić ogromne ilości czasu, który ma kluczowe znaczenie dla rozwoju każdej firmy. Wiadome jest bowiem, że jeśli czas przeznaczany na powtarzalne zadania administracyjne przekierujemy na procesy kluczowe dla rozwoju firmy (np. kontakt z klientem, analizy i prognozy), przyczyni się to w znaczny sposób do wzrostu efektywności działania firmy.
Automatyzacja procesów jest również popularna, ponieważ eliminuje ryzyko manualnych błędów, jakie mogą zdarzyć się nawet najlepszym pracownikom – a więc przynosi oszczędności finansowe. Brzmi zagadkowo? Błędy zdarzają się w prawie w każdym środowisku, wystarczy kilka źle wyliczonych ofert przesłanych do klientów, bądź transakcje przeliczone po niewłaściwym kursie walutowym – tego typu błędy, przemnożone przez kilkaset przypadków, potrafią wygenerować naprawdę znaczące straty. Jednak nie przytrafią się one dobrze zaprogramowanemu pracownikowi cyfrowemu.
O zaletach RPA można mówić szerzej, jednak w dzisiejszym artykule chcielibyśmy poruszyć temat przykładowych procesów biznesowych, jakie nadają się do automatyzacji. Przy okazji przybliżymy ideologię Robotic Process Automation i aspekty, na które warto zwrócić uwagę rozważając wdrożenie automatyzacji w swojej firmie.
Szukając procesów do automatyzacji w swoim środowisku biznesowym, powinniśmy wyróżnić te, które spełniają poniższe kryteria:
- są powtarzalne – wykonywane wielokrotnie przez jedną lub wiele osób,
- są czasochłonne – na ten aspekt warto spojrzeć w skali całego miesiąca,
- niosą ze sobą ryzyko manualnych błędów – np. kopiowanie lub przepisywanie danych, ręczne wpisywanie kryteriów,
- mogą być opisane w formie logicznych reguł – są oparte na konkretnych zależnościach i występują w nich możliwe do zdefiniowana ciągi przyczynowo-skutkowe,
- dotyczą dużych ilości danych,
- wymagają integracji kilku aplikacji / programów – np. aplikowanie kursów walutowych z konkretnych stron www do kalkulacji w Excelu, a następnie księgowanie wyliczonych transakcji w SAP,
- posiadają stabilne środowisko IT.
Podczas pierwszych rozmów na temat automatyzacji bardzo często dostrzegamy problem, jakim jest brak dogłębnej świadomości na temat procesów zachodzących regularnie w firmach. Analiza wewnętrznych procesów biznesowych pod kątem automatyzacji to doskonała okazja, aby przyjrzeć się bliżej temu, co dzieje się w przedsiębiorstwie za kulisami.
- Które procesy generują niepotrzebne nadgodziny?
- W którym zespole pracownicy skarżą się na powtarzalność swojej pracy i brak czasu na istotne analizy?
- Które zadania muszą być często korygowane z powodu powtarzających się błędów?
- Czy procesy są spisane szczegółowo?
- Czy wiemy dokładnie kto i w jaki sposób je wykonuje?
- Co, jeśli są przekazywane między pracownikami, a część z nich już dawno nie jest potrzebna?
Tego typu aspekty to ogromna wartość dodana, jaką możemy odkryć, analizując procesy w swojej firmie. Analiza ta nie obędzie się bez rozmów z pracownikami, którzy są za te procesy odpowiedzialni na co dzień. Co istotne – włączenie pracowników do tego typu analizy ma same zalety:
- pokaże nam dokładny obraz sytuacji dotyczącej procesu (dostaniemy informacje z pierwszego źródła),
- podkreśli, że ich opinia i spostrzeżenia są istotne z punktu widzenia rozwoju całej firmy,
- zwiększy poczucie przynależności, zaangażowanie i wniesie nową motywację do wykonywanej pracy, a w efekcie – będą ją częściej wykonywać na wyższym poziomie, czego dowodzą nawet najnowsze badania Deloitte Insights
Czy analiza procesów biznesowych pod automatyzację to duże przedsięwzięcie? Tak, zdecydowanie! Wymaga bowiem czasu i zaangażowania, jednak nie jest to wyprawa na Marsa. Jeżeli do analizy podejdziemy z odpowiednim pomysłem i zaangażowaniem, nie tylko znajdziemy kluczowe projekty do automatyzacji. Przede wszystkim dowiemy się więcej o specyfice funkcjonowania firmy.
Analiza procesów może wywołać nawiązanie lepszych relacji między pracownikami i całymi zespołami, wzrost świadomości na temat wykonywanych zadań, a w efekcie finalnym – ogromny wzrost efektywności funkcjonowania całej firmy. Jako pasjonaci automatyzacji zachęcamy więc do poszukiwania potencjału na usprawnienia w środowisku biznesowym, a w przypadku pytań zapraszamy do kontaktu osobistego!
Zespół Robotivity